V vsakem podjetju je upravljanje kadra zelo pomembno, še posebej pa te naloge izstopajo pri večjih podjetjih, ki imajo seveda več zaposlenih. Z učinkovitim upravljanjem kadra je možno razpoložljivo delovno silo bistveno bolje izkoristiti in doseči boljše poslovne rezultate. Prednosti pa niso le na strani delodajalca, temveč bo ustrezen nadzor koristil tudi delavcem – s premišljenim načrtovanjem in upravljanjem kadra je možno delavce razbremeniti, vzpostaviti urejene delovne rutine in optimizirati projektno delo. V ozadju takšnega upravljanja pogosto stojijo napredni dokumentni sistemi, ki kar sami poskrbijo za optimizacijo mnogih delovnih procesov.
Najbolj relevantna funkcionalnost takšnih sistemov za upravljanje kadra je bržkone kadrovska mapa, ki je za večja podjetja neprecenljiva. V preteklosti je bila to fizična mapa, v kateri so bili shranjeni vsi pomembni podatki o zaposlenih, danes pa te podatke običajno zaupamo v hrambo računalniku. Digitalna kadrovska mapa na enem mestu združuje vse informacije o zaposlenih, poleg tega pa omogoča tudi enostaven pregled nad temi podatki ter upravljanje, s katerim lahko dosežemo različne učinke. To je še posebej koristno pri projektnem delu, saj lahko brez težav spreminjamo delovne skupine in oblikujemo tim, ki se bo najbolj izkazal. Napredna kadrovska mapa omogoča celovito upravljanje zaposlenih, poleg osnovnih funkcionalnosti ponuja tudi marsikaj bolj specifičnega in zato še toliko bolj uporabnega.
Dokumentni sistemi pogosto vključujejo funkcionalnosti kadrovske mape, te pa nadgrajujejo še z drugimi funkcionalnostmi. Na ta način dobimo celovit sistem, ki bo povsem spremenil rutino poslovanja. Pravzaprav lahko na ta način dosežemo tudi boljše poslovne rezultate, saj se brez skrbi posvetimo svoji dejavnosti, namesto da bi se ukvarjali z zamudnim upravljanjem podjetja. Bo pa treba za tak rezultat najti pravo pomoč – na voljo so različni dokumentni sistemi, ki ne ponujajo vedno istega učinka. Splača se podrobno prečesati ponudbo, po možnosti pa izbrati tak sistem, ki bo dovolj prilagodljiv, da ga lahko pri svoji dejavnosti v celoti izkoristimo.